Euroopan Unionin ns. Whistleblower-direktiiviin perustuva uusi laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta astui voimaan 1.1.2023. Niin sanottu ilmoittajansuojalaki velvoittaa vähintään 50 työntekijää työllistävät yritykset ja organisaatiot tarjoamaan luottamuksellisen sisäisen kanavan havaittujen tai epäiltyjen väärinkäytösten ilmoittamiseen. Siirtymäaika ilmoituskanavan perustamiselle 50-250 työntekijää työllistävien työnantajien osalta päättyy 17.12.2023 – siispä nyt on viimeinen hetki ryhtyä toimiin lainsäädännön vaatimusten noudattamiseksi.
Lain tavoitteena on mahdollistaa turvallinen tapa ilmoittaa henkilön työn yhteydessä havaitsemistaan tai epäilemistään rikkomuksista. Ilmoittajan suojeleminen tarkoittaa sitä, että laki kieltää ilmoittajaan ilmoittamisen johdosta kohdistuvat vastatoimet sekä toimet, joilla pyritään estämään rikkomuksista ilmoittaminen. Kiellon rikkomisesta voi seurata vahingonkorvausvastuu ja velvollisuus maksaa hyvitystä ilmoittajalle. Lakisääteinen ilmoittajansuoja koskee ilmoituksia laissa erikseen määriteltyjen lainsäädännön osa-alueiden rikkomuksista, joihin sisältyvät muiden muassa rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen, ympäristönsuojelu, tuoteturvallisuus, kuluttajansuoja, finanssimarkkinat, yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä tietojärjestelmien turvallisuus.
Lain voimaantulo on askel kohti kokonaisvaltaisempaa riskienhallintaa organisaatioissa ja sen noudattaminen voi auttaa havaitsemaan compliance-ongelmia sekä -riskejä aiempaa ripeämmin. Lain asettamia vaatimuksia ei tulisi nähdä vain pakollisena pahana ja ylimääräisenä kulueränä, vaan mahdollisuutena minimoida riskit jatkuvasti lisääntyvän sääntelyn ja uudenlaisten uhkien maailmassa. Tänä päivänä yrityksillä on suuri yhteiskuntavastuu, jonka ymmärtämiseksi ja kantamiseksi tarvitaan monen eri liiketoiminnan osa-alueen sääntelyn tuntemusta, joihin liittyviä käytänteitä ja riskejä ei vielä täysin edes tunneta. Ilmoittajansuojalain piiriin kuuluvan lainsäädännön rikkomuksista voi aiheutua vakavia mainehaittoja niiden päätyessä julkisuuteen, minkä vuoksi Whistleblower-kanava voi olla yrityksille ”halpa henkivakuutus”. Edut konkretisoituvat, mikäli kanavan avulla voidaan havaita yrityksen liiketoimintaa tai taloudellista tilannetta uhkaavia ongelmakohtia ennen niiden päätymistä julkisuuteen asti, mistä voi aiheutua paljon suurempia välillisiä ja välittömiä kustannuksia.
Alle 50 henkilöä työllistävillä organisaatioilla ei lähtökohtaisesti ole lain nojalla ilmoituskanavan käyttöönottovelvollisuutta, mutta ilmoituskanavan voi perustaa myös vapaaehtoisesti, jolloin sisäiseen ilmoittamiseen ja ilmoittajan suojeluun sovelletaan ilmoittajansuojalain säädöksiä. Vaikka käyttöönotto ei ole pakollista pienimmille organisaatioille, ei se kuitenkaan tarkoita, etteikö väärinkäytösriskiä olisi olemassa. Päin vastoin, organisaation pienuus voi aiheuttaa jopa tavanomaista korkeamman kynnyksen ilmoittaa epäeettisestä toiminnasta, jolloin ongelmakohtia voi olla mahdotonta havaita. Pienissä organisaatioissa prosessit voivat olla suoraviivaisia ja väärinkäytöksen toteuttamiseen voi löytyä mahdollisuus ilman suurempaa kiinnijäämisen riskiä. Whistleblower-kanavan kautta nousevien havaintojen avulla voidaan pienessä organisaatiossa keskittyä kehittämään kriittisiä prosesseja riskisillä alueilla ja näin kohdentaa rajallisten käytettävissä olevien resurssien käyttöä järkevästi.
Whistleblower-kanava voi olla erinomainen tapa parantaa organisaation sisäisen valvonnan ympäristöä ja jalkauttaa yhteinen vastuu toiminnan eettisyydestä koko organisaatioon. Yrityksen henkilöstö koostuu eri liiketoiminta-alueiden ammattilaisista, jotka tuntevat oman aihealueensa ja ovat siihen sitoutuneita. Lähtökohtaisesti ihmiset haluavat toimia oikein, rehellisesti ja eettisesti, tulla kuulluksi sekä olla osa yrityksen menestystä. Miksei siis valvontavastuuta jaettaisi organisaation kaikille tasoille, sillä joukolla ihmisiä on paljon enemmän tietoa ja kykyä havainnoida ympäristöä, kuin yksittäisillä vastuuhenkilöillä?
Whistleblower-kanavan käyttö voi olla mille tahansa organisaatiolle hyvä keino osoittaa paitsi sisäisille, myös ulkoisille sidosryhmille vastuullisuutta, läpinäkyvyyttä ja yrityksen arvojen mukaista toimintaa. Se voi lisätä henkilöstön tyytyväisyyttä, sitoutuneisuutta ja luottamusta työnantajaan. Lisäksi jokainen vältetty väärinkäytös ja compliance-rikkomus säästää aidosti yrityksen rahaa.
Julia Metsola
Manager, KHT/APA | Assurance
Ernst & Young Oy
+358 40 721 9511
julia.metsola@fi.ey.com
