Tekemisen systematisointi ja rytmittäminen tukee minkä tahansa toiminnan läpinäkyvyyttä, laatua ja tehokkuutta. Yksi erittäin toimiva työkalu tähän on vuosikello, jonka avulla voit varmistua, että kaikki tarpeellinen tulee sinun tai tiimisi työpöydälle oikea-aikaisesti ja ennakoidusti toimintavuoden, kvartaalin tai kuukauden mittaan. Työkalu toimii erinomaisesti myös henkilöstötyössä.
HR on monipuolisuudessaan erittäin herkullinen ja kiinnostava toiminta-alue. Se sisältää esimerkiksi hallintoa, raportointia, lain ja työehtojen tulkintaa, palkitsemisasioita, osaamisen kehitystä, koulutusta, muutoksen johtamista, raportointia, järjestelmien kehitystä, työkykyasiantuntemusta, prosessien ja toimintatapojen sanoittamista, rekrytointia sekä yllättävän paljon palveluiden hankintaa ja ostamista.
Kaiken yllä mainitun organisoiminen vaatii kuitenkin rautaista järjestelmällisyyttä, jottei monipuolisuus käänny tekijäänsä vastaan – kun tekemistä on paljon, sen on vaarana näyttäytyä kaoottiselle ulkopuolisen silmiin. Erityisesti pienissä ja keskisuurissa yrityksissä ei useimmiten ole millekään osa-alueelle omaa tekijäänsä, vaan hatut jaetaan useimmiten yhdelle tai parille osaajalle. Sama pätee HR-alueella. Saattaapa HR-töitä tehdä aluksi oman toimensa ohessa esimerkiksi toimitusjohtaja, talouspäällikkö tai assistenttikin.
Budjetti kaiken pohjana
HR-vuosikelloa – kuten mitä tahansa vuosikelloa – määrittää suurelta osin organisaation budjetti eli käytössä olevat resurssit, aika ja raha. Useimmiten sen laatiminen lähtee liikkeelle omistajatahdosta, konkretisoituen hallituksen ja toimitusjohtajan kautta operatiiviselle johdolle ja tiimeille. Tahtotilan perusteella tiimit voivat määritellä, kuinka paljon euroja, työaikaa, resursseja ja ostoja tavoitteiden saavuttaminen vaatii.
Toki tavoitteet ja budjetti saattavat syntyä myös bottom-up-mallilla, asiantuntijoiden aloitteesta syöttäytyen johdon kautta hallitukselle ja omistajille. Syntyprosessi riippuu yrityksen kulttuurista ja governance-mallista. Tästä vuoropuhelusta syntyy kuitenkin seuraavan vuoden budjetti ja toimintasuunnitelma, jonka toimenpiteet aikataulutetaan vuosikelloon.
Mitä vuosikelloon kannattaa laittaa?
Vuosikellon olennaisia osia ovat tietenkin lakisääteiset toimet, kuten palkanmaksu tai työsuojelu. Ne on hyvä paaluttaa toimintavuoden, kvartaalin tai kuukauden sisälle. Näistä osa rytmittyykin varsin luonnollisesti (esimerkiksi palkanmaksu 1-2 kertaa kuukaudessa), osassa on hieman enemmän joustovaraa – esimerkkinä työsuojelun palaverien aikataulutus.
Suurin osa HR-tehtävistä on kuitenkin yrityksen omia strategiaansa ja tavoitteitaan vasten määrittelemiä kehitystoimia: esimerkiksi HR-prosessit kuten kehityskeskustelut, etutarjonnan määrittely, esihenkilökoulutukset ja järjestelmien hankinta ja kehitys. Usein näitä määrittää myös oman toimialan markkinastandardit, joista ei nykyisessä työmarkkinatilanteessa ole vara jäädä jälkeen, erityisesti jos osaajakisa on tiukka.
Lakisääteisten toimien sekä kehitysprojektien lisäksi vuosikelloon kannattaa sisällyttää esimerkiksi tapahtumat: vaikkapa rekrytointimessut ja -tilaisuudet sekä yrityksen toimialan, substanssin tai maantieteellisen sijainnin pohjalta olennaiset ja kiinnostavat tapahtumat. Huomionarvoisia voivat olla myös toimialan kehitykseen, yrityksen kasvuun tai historiaan sekä henkilöstöön liittyvät merkkipäivät.
Suunnittele ja viesti
Vuosikellon lisäksi HR-toimintaa määrittävät erilaiset suunnitelmat, kuten HR-strategia sekä henkilöstö- ja koulutussuunnitelma. Näiden on tarkoitus heijastella yrityksen strategiaa ja tavoitteita. Hyvin ja selkeästi sanoitettuina ne ovat myös oiva apu HR:n ja johdon välisessä keskustelussa.
HR-suunnitelmien ja vuosikellon jakaminen mahdollisuuksien mukaan henkilöstölle on hyödyllistä, sillä se luo turvallisuuden ja jatkuvuuden tunnetta organisaatioon. Erityisesti kasvuyhtiöissä ennakoitavuus ja näkyvyys tulevaan voivat olla luksusta, joka ei välttämättä ole itsestäänselvyys. Vaihtelevuutta voi jokainen organisaatio kuitenkin tasapainottaa rutiineilla, myös HR omalta osaltaan.
———————-
Kirjoittaja: Pia Klemetti, HR-asiantuntija, People Manager, yrittäjä ja tietokirjailija
Pialla on yli 20 vuoden henkilöstöjohtamisen, valmennuksen ja HR:n kokemus niin käytännönläheisistä kuin johtoryhmärooleista. Pian sydän on erityisesti suomalaisissa teknologia-alan kasvuyhtiöissä, joita hän HR-generalistina auttaa monin tavoin yrityksensä Paija Group Oy:n kautta. Vankin kokemus Pialla on ICT-, IoT-, Clean tech- ja teollisuuden aloilta sekä aikuiskoulutuksesta. Useimmiten Pia on yrityksen tukena seuraavia kasvuaskeleita valmisteltaessa tai otettaessa, sekä HR-alueen formalisoinnissa. Pia on myös tietokirjailija ja kirjoittaja, joka käsittelee aktiivisesti ajankohtaisia HR- ja työelämäaiheita.
Pia kouluttaa Henkilöstöhallinnon vuosikello -aiheesta 6.2.2024 etänä. Tervetuloa kuulolle ja ottamaan osaa keskusteluun! LUE LISÄÄ
